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sistema di controllo in essere o a correggere specifiche carenze
dello stesso.
L’implementazione delle azioni concordate è costantemente
monitorata dalla Direzione Internal Audit, la quale ne riferisce
all’Alta Direzione e al Comitato Controllo e Rischio.
L’Amministratore Delegato e il Direttore Amministrazione
Finanza e Controllo di ciascuna affiliata operativa del
Gruppo, così come i Responsabili delle principali Direzioni
e Funzioni Centrali, sono responsabili del mantenimento
di un adeguato sistema di controllo interno che include
la verifica periodica del funzionamento, secondo criteri di
efficacia ed efficienza, dei controlli chiave che sono stati
identificati e testati dalla Direzione Internal Audit durante
l’implementazione del sistema di valutazione coordinato
centralmente. In qualità di responsabili, viene loro richiesto
di sottoscrivere semestralmente un’attestazione con la quale
confermano la corretta operatività del sistema di controllo
interno. L’attestazione, una volta sottoscritta, è indirizzata
al Direttore Finanza Amministrazione Controllo e IT (CFO)
del Gruppo Prysmian, ai Dirigenti preposti alla redazione
dei libri contabili societari e al Responsabile della Direzione
Internal Audit. A supporto dell’attestazione rilasciata, i
Responsabili devono altresì confermare di aver condotto
specifici test volti a verificare l’operatività dei controlli chiave
e di aver conservato tutta la documentazione a supporto
delle conclusioni raggiunte; la documentazione deve essere
conservata per poter essere oggetto di una futura revisione
indipendente. Al fine di assicurare tale obiettivo la Società
richiede a ciascuna affiliata di inviare un “Questionario di
Controllo Interno” (ICQ) dettagliato. Tali ICQ documentano
i controlli chiave per ciascun processo di business ritenuto
critico e forniscono una descrizione di come il controllo operi
all’interno dell’unità operativa e descrivono inoltre quale tipo
di test è stato eseguito nel corso del periodo di informativa
al fine di confermare l’adeguatezza del controllo. Gli ICQ sono
aggiornati ogni sei mesi e sono compilati dall’“owner” del
processo di business.
Al fine di confermare la coerenza di quanto dichiarato, la
Direzione Internal Audit rivede centralmente gli ICQ inviati e
seleziona alcune Affiliate o processi di business per audit di
follow-up analitici. I risultati di tali verifiche sono oggetto di
una relazione, in coerenza con il processo di reporting di tutti
gli altri interventi di internal audit.
Nel corso del 2012 il sistema è stato pienamente utilizzato
nell’analisi di tutti i processi di business e finanziari critici delle
dieci piu’ importanti consociate acquisite con l’integrazione
del gruppo Draka. Altre sei società incluse nel perimetro
della nuova acquisizione sono state parzialmente sottoposte
all’analisi dei processi interni.
La Società ritiene che il numero di processi analizzati e di
affiliate valutate attraverso questo sistema di valutazione
è sufficiente per soddisfare i controlli richiesti dalla legge
262/05.
