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Relazione sulla gestione
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| bilancio annuale 2012 prysmian group
IL SISTEMA DI GESTIONE DEI RISCHI E DEL CONTROLLO INTERNO RELATIVO
AL PROCESSO DI INFORMATIVA FINANZIARIA
1) Premessa
I controlli interni relativi alla gestione dei rischi legati
all’informativa finanziaria sono parte del più ampio sistema
di controllo interno. Tali controlli hanno l’obiettivo di garantire
l’attendibilità, l’accuratezza, l’affidabilità e la tempestività
dell’informativa finanziaria.
Al fine di assicurare la supervisione del sistema di controllo
interno e di accogliere le raccomandazioni definite nel Codice
di Autodisciplina della Borsa Italiana delle Società Quotate,
il Consiglio di amministrazione ha nominato Valerio Battista,
Amministratore Delegato, quale amministratore esecutivo con
l’incarico di supervisionare l’operatività del sistema di controllo
interno. Di conseguenza, gli è stata formalmente assegnata
la responsabilità di monitorare l’adeguatezza, efficienza ed
efficacia del sistema di controllo interno nel suo complesso, ivi
inclusi i controlli specifici sull’informativa finanziaria.
Il consiglio di Amministrazione ha inoltre nominato il
Responsabile della Direzione Internal Audit quale Preposto
al Controllo Interno, con la responsabilità di verificare che il
sistema di controllo interno operi in modo adeguato ed efficace.
La Direzione Internal Audit redige un piano annuale di audit
basato su una valutazione dei rischi. Al fine di garantire che
il piano di audit sia adeguato ai rischi cui il Gruppo è esposto,
ogni anno i fattori di rischio vengono analizzati e rivisti.
In conformità con il Codice di Autodisciplina della Borsa
Italiana delle Società Quotate – Ed.2011 e con le best practice
internazionali, il Gruppo ha predisposto un sistema dinamico
di gestione dei rischi aziendali (ERM) che migliorerà l’attività
di pianificazione dell’audit fornendo un quadro sistematico
e strutturato per l’identificazione dei rischi e l’analisi dei
processi. Tale attività include specifiche interviste con l’Alta
Direzione al fine di identificare rischi, incertezze o richieste di
audit specifici che dovranno essere prese in considerazione.
Vengono inoltre analizzati i risultati dell’attività di controllo
interno, al fine di identificare possibili tendenze, eventuali
carenze diffuse di controllo interno e raccomandazioni
simili che potrebbero richiedere ulteriori approfondimenti.
Viene anche analizzato il grado di implementazione delle
precedenti raccomandazioni di controllo interno. Nello
svolgimento di queste attività i rischi relativi alla pianificazione
aziendale e finanziaria sono sempre considerati una delle
principali aree di rischio a cui l’azienda è esposta. Una volta
completate queste attività, il piano annuale di internal audit è
sottoposto all’approvazione del Comitato Controllo e Rischi e,
successivamente, del Consiglio di amministrazione.
Nella conduzione dell’attività di internal audit, è garantito
allo staff della funzione preposta libero accesso a dati,
documentazione, informazioni e personale rilevanti ai fini
dell’attività stessa.
Il Responsabile dell’Internal Audit partecipa a tutte le riunioni
del Comitato Controllo e Rischi, relazionando sui risultati
dell’attività con riferimento ai problemi rilevati e alle azioni
di miglioramento concordate, presentando l’avanzamento
del piano di audit, eventuali proposte di modifica al piano di
audit originario e il grado di implementazione delle azioni di
miglioramento precedentemente concordate.
2) Principali caratteristiche del sistema
Prysmian Group adotta un corpo di procedure amministrative
e contabili al fine di assicurare un sistema di controllo interno
affidabile relativamente all’informativa finanziaria. Al fine di
garantire un flusso efficace di informazioni dalle Affiliate,
la Società utilizza policy, procedure e istruzioni operative.
Queste comprendono il Manuale Contabile di Gruppo (regole
per l’utilizzo e l’applicazione dei principi contabili), il Manuale
dei Processi Amministrativi, le procedure per la creazione e
diffusione dell’informativa finanziaria e altre procedure per
la preparazione del Bilancio Consolidato e dell’informativa
finanziaria periodica (ivi compresi il piano dei conti, la
procedura di consolidamento e la procedura per le operazioni
tra parti correlate). Le Funzioni Centrali di Prysmian Group
sono responsabili della diffusione della documentazione alle
Affiliate. Tutte le policy, procedure e norme contabili sono
accessibili da tutte le Affiliate attraverso il sito intranet di
Gruppo. Anche le Affiliate emanano policy, norme e procedure
locali in coerenza con le linee guida stabilite dalla Società.
La Società ha adottato un sistema di valutazione coordinato
centralmente e un processo di attestazione al fine di garantire
l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di controllo interno,
che include controlli sul processo di reporting finanziario e al
fine di rispondere ai requisiti della legge 262/05 (Legge sul
Risparmio).
Il sistema è stato sviluppato utilizzando il “COSO framework”
sia per l’identificazione dei principali rischi sia per
l’individuazione dei principali controlli da adottare al fine di
mitigare i rischi identificati, assicurandosi così che il sistema
di controllo interno operi in maniera efficace. Un’attività di
scoping è stata operata al fine di identificare i processi e i
sottoprocessi critici del Gruppo Prysmian e le rilevanti funzioni
da inlcudere nel processo. Questa attività è stata eseguita nel
2011 in conseguenza dell’acquisizione del gruppo Draka.
Per ciascuna società operativa e per ciascun processo del
Gruppo, la Direzione Internal Audit implementa il sistema
in oggetto e testa, in maniera indipendente, l’operatività
dei controlli chiave in precedenza identificati. Le aree di
miglioramento individuate nel corso delle verifiche condotte
sono illustrate all’Alta Direzione della Società ed al Comitato
Controllo e Rischio. Di concerto con ciascuna affiliata è inoltre
definito e concordato un piano d’azione volto a rafforzare il
