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Regolamento del Comitato per la Remunerazione, le Nomine e la Sostenibilità

Membri del Comitato

Monica De Virgiliis
Paolo Amato
Claudio De Conto

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1.    È costituito all’interno del Consiglio di Amministrazione di Prysmian S.p.A. (la “Società”) un Comitato per la Remunerazione, le Nomine e la Sostenibilità (il “Comitato”) che, in osservanza del combinato disposto degli artt. 5 e 6 del Codice di Autodisciplina del Comitato per la Corporate Governance delle Società Quotate (edizione luglio 2015) (il “Codice di Autodisciplina”), potrà essere composto da soli amministratori indipendenti, oppure, in alternativa, da soli amministratori non esecutivi, la maggioranza dei quali indipendenti, nel qual caso, il Presidente del Comitato è scelto tra gli amministratori indipendenti.
 
 
2.    Il Comitato ha, nell’ambito delle proprie competenze, funzioni consultive e propositive nei confronti del Consiglio di Amministrazione.
 
 
3.    Il Comitato ha i seguenti compiti:
A)   valutare e formulare eventuali proposte al Consiglio di Amministrazione in merito alla politica retributiva proposta dalla Società per gli amministratori ed i dirigenti con responsabilità strategiche (Key Managers);
B)   valutare e formulare eventuali proposte al Consiglio di Amministrazione in merito a piani di incentivazione azionaria, di stock options, di azionariato diffuso e simili piani di incentivazione e fidelizzazione del management e dei dipendenti delle società del gruppo facenti capo alla Società (il “Gruppo”), anche con riferimento all’idoneità al perseguimento degli obbiettivi caratteristici di tali piani, alle modalità di concreta implementazione degli stessi da parte dei competenti organi sociali e ad eventuali loro modifiche o integrazioni;
C)   formulare proposte o esprimere pareri al Consiglio di Amministrazione, in assenza dei diretti interessati, sulla remunerazione degli amministratori esecutivi, degli amministratori che ricoprono particolari cariche e dei dirigenti con responsabilità strategiche (Key Managers), nonché, su indicazione del Presidente e dell’Amministratore Delegato, per la determinazione dei criteri per la remunerazione dell’alta direzione della Società (primo riporto dell’Amministratore Delegato), secondo modalità che siano idonee ad attrarre, trattenere e motivare persone di livello ed esperienza adeguati alle esigenze della Società ed in coerenza con la politica di remunerazione. Il Comitato può inoltre formulare proposte ed esprimere pareri relativamente alla porzione dei compensi degli amministratori esecutivi, degli amministratori che ricoprono particolari cariche e dei dirigenti con responsabilità strategiche preventivamente indicata dal Consiglio di Amministrazione legata ai risultati economici conseguiti dalla Società e dal Gruppo e/o, eventualmente, al raggiungimento di obiettivi specifici preventivamente individuati dal Consiglio di Amministrazione nonché sulla fissazione di tali obiettivi di performance. In tale ipotesi, i criteri di definizione degli importi dei compensi saranno fissati di anno in anno in relazione agli obiettivi strategici di volta in volta individuati dal Consiglio di Amministrazione;
D)   formulare proposte al Consiglio di Amministrazione, in assenza dei diretti interessati, per la remunerazione degli amministratori non esecutivi, che dovrà essere commisurata all’impegno richiesto a ciascuno di essi, tenuto conto dell’eventuale partecipazione a uno o più comitati interni della Società. Tale remunerazione potrà essere legata solo per una parte non significativa ai risultati economici della Società. Gli stessi amministratori non esecutivi potranno essere destinatari di piani di incentivazione azionaria, solo sulla base di motivata decisione dell’Assemblea dei soci;
E)   valutare periodicamente l’adeguatezza, la coerenza complessiva e la concreta applicazione della politica per la remunerazione degli amministratori e dei dirigenti con responsabilità strategiche, avvalendosi a tale ultimo riguardo delle informazioni fornite dagli Amministratori Delegati e formulare al Consiglio di Amministrazione raccomandazioni generali in materia;
F)   proporre al Consiglio di Amministrazione candidati alla carica di amministratore nei casi di cooptazione, ove occorra sostituire amministratori indipendenti;
G)   formulare pareri al Consiglio di Amministrazione in merito alla dimensione e alla composizione dello stesso ed esprimere raccomandazioni in merito alle figure professionali la cui presenza all’interno del consiglio sia ritenuta opportuna;
H)   esprimere raccomandazioni in merito al numero massimo di incarichi di amministratore o sindaco ricoperte in altre società quotate in mercati regolamentati (anche esteri), in società finanziarie, bancarie, assicurative o di rilevanti dimensioni, che possa essere considerato compatibile con un efficace svolgimento dell’incarico di amministratore della Società, anche tenendo conto della partecipazione dei consiglieri ai comitati costituiti all’interno del Consiglio;
I)     formulare pareri a supporto della valutazione da parte del consiglio di specifiche fattispecie problematiche in presenza di una autorizzazione generale e preventiva di deroghe al divieto di concorrenza previsto dall’art. 2390 cod. civ.;
J)    nel caso in cui il consiglio di amministrazione valuti di adottare un piano per la successione degli amministratori esecutivi, effettuare l’istruttoria sulla predisposizione del piano;
K)   nel caso in cui il consiglio di amministrazione uscente, compatibilmente con le disposizioni legislative e statutarie vigenti, valuti di presentare una lista di candidati per il rinnovo dell’organo amministrativo, partecipa all’attività istruttoria, formulando pareri e proposte, al fine di individuare i candidati tra i quali saranno scelti quelli che comporranno la lista presentata dal consiglio uscente;
L)   supervisionare le questioni di sostenibilità connesse all’esercizio dell’attività d’impresa e alle sue dinamiche di interazione con tutti gli stakeholder. In particolare:
(i)            monitorare il posizionamento della società nei principali indici di sostenibilità;
(ii)          esprimere pareri sulle iniziative e sui programmi promossi dalla Società o da società controllate in tema di responsabilità sociale d’impresa (Corporate Social Responsibility - CSR);
(iii)        esaminare, in anticipo rispetto al Consiglio di Amministrazione, il bilancio annuale di sostenibilità predisposto dalle competenti funzioni della Società;
(iv)          su indicazione del Consiglio di Amministrazione, formulare pareri e proposte riguardanti specifiche questioni in tema di responsabilità sociale d’impresa (CSR).
 
 
4.    Il Comitato può avvalersi di consulenti, anche esterni, anche al fine di acquisire informazioni sugli standard di mercato dei sistemi di remunerazione, previa verifica che tali consulenti non si trovino in situazioni che ne compromettano l’indipendenza di giudizio.
 
 
5.    Il Comitato è nominato dal Consiglio di Amministrazione ed è composto da 3 (tre) amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza quali consiglieri della Società previsti dalle applicabili disposizioni di legge e regolamentari nonché dalle regole di corporate governance adottate dalla Società oppure, in alternativa, da 3 (tre) amministratori non esecutivi, di cui almeno 2 (due) devono essere in possesso dei suddetti requisiti di indipendenza. Uno dei componenti, se non già stabilito al momento della nomina, è eletto, a maggioranza dei membri, alla carica di Presidente del Comitato. Qualora il Comitato non sia composto da soli amministratori indipendenti, potrà essere eletto alla carica di Presidente del Comitato soltanto uno degli amministratori indipendenti.
Alle riunioni del Comitato possono essere invitati a partecipare, senza diritto di voto e a condizione che non siano portatori di un interesse personale in relazione agli argomenti da trattare, il Presidente della Società e gli Amministratori Delegati.
Ha facoltà di assistere alle riunioni del Comitato il Presidente del Collegio Sindacale o altro Sindaco dal medesimo designato.
All’inizio di ciascuna riunione il Presidente del Comitato nomina un Segretario, scelto anche al di fuori dei suoi componenti.
I membri del Comitato rimangono in carica per tutta la durata del proprio mandato di consigliere, salva la facoltà del Consiglio di Amministrazione di revocarli e sostituirli.
In caso di revoca o cessazione dalla carica di qualsiasi componente del Comitato, il Consiglio di Amministrazione provvederà a designare il sostituto nel rispetto di quanto indicato al presente punto 5.
 
 
6.    Il Comitato si riunisce almeno una volta all’anno, nonché ogni volta che il Presidente del Comitato lo ritenga opportuno o gli venga richiesto dal Presidente del Consiglio di Amministrazione.
Il Comitato dovrà in ogni caso riunirsi prima di ciascuna riunione del Consiglio di Amministrazione il cui ordine del giorno preveda argomenti in materia di retribuzioni, nomina di amministratori o valutazioni in merito alla dimensione ed alla composizione del Consiglio di Amministrazione, inclusa l’eventuale convocazione dell’assemblea dei soci per le deliberazioni in materie di sua competenza. Qualora per qualsiasi ragione la riunione del Comitato non potesse tenersi, il Consiglio di Amministrazione provvederà comunque a deliberare sulle materie di cui è argomento, dopo aver verificato le ragioni di tale circostanza. I membri del Comitato vigileranno che prima di assumere le deliberazioni di cui sopra, il Consiglio di Amministrazione esamini le valutazioni e le eventuali proposte formulate dal Comitato e motivi per iscritto se e in che misura si è tenuto conto delle stesse ai fini delle proprie deliberazioni.
Il Comitato riferisce agli azionisti sulle modalità di esercizio delle proprie funzioni e, a tal fine, il Presidente del Comitato o altro membro del Comitato partecipano alla riunione dell’assemblea che approva il bilancio di esercizio.
Il Comitato si riunisce presso la sede sociale o altrove, su convocazione del Presidente del Comitato, o di chi ne fa le veci, inviata almeno 2 (due) giorni prima dell’adunanza a mezzo telefax o e-mail.
Nella convocazione devono essere indicati gli argomenti oggetto della riunione, la data, l’ora ed il luogo della riunione. L’avviso di convocazione può stabilire che per quella specifica riunione è ammesso anche l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, con modalità che permettano l’identificazione di tutti i partecipanti e consentano a questi ultimi di seguire la discussione e di intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti affrontati. In tal caso, l’adunanza si considera tenuta nel luogo in cui si trova il Presidente del Comitato, luogo ove deve trovarsi anche il Segretario.
Di ogni riunione viene redatto verbale sintetico sottoscritto dal Presidente e dal Segretario, da raccogliersi in un apposito libro, depositato presso la segreteria del Consiglio di Amministrazione.
Il Presidente del Comitato riferisce al Consiglio di Amministrazione nel corso della riunione immediatamente successiva circa l’attività svolta dal Comitato.
 
 
7.   In caso di assenza o impedimento del Presidente, la riunione del Comitato è presieduta da altro membro del Comitato scelto a maggioranza dai suoi membri. Ove ciò non risultasse possibile, la riunione del Comitato è presieduta dal membro più anziano.
 
 
8.    Per la validità della costituzione del Comitato è richiesta la presenza della maggioranza dei suoi componenti.
Le deliberazioni del Comitato dovranno essere raggiunte a maggioranza dei componenti. In caso di parità di voto, prevale il voto del Presidente del Comitato.